Stap 1: Gooi geverifieerde bonnen en geldautomaten weg Slip

Bijna al uw financiële papieren kunnen worden onderverdeeld in drie categorieën: documenten die u slechts een kalenderjaar of korter hoeft te bewaren, documenten die u zeven jaar moet bewaren (de typische periode waarin uw belastingaangifte kan worden gecontroleerd), en papieren waar je voor onbepaalde tijd aan moet blijven hangen.

Moet je bijvoorbeeld echt al die geldopnamebonnen bewaren? Nee. Als u eenmaal de informatie heeft gecontroleerd zoals deze in uw online account of op uw maandoverzicht staat, kunt u het geldautomaatstrookje weggooien. Hetzelfde geldt voor depositobonnen en creditcardbewijzen. Bewaar geen kassabonnen voor kleine aankopen nadat u het artikel een paar keer naar tevredenheid hebt gebruikt of de garantie is verlopen. Bewaar kwitanties voor grote aankopen (elk artikel waarvan de vervangingskosten hoger zijn dan het eigen risico van de verzekering van uw huiseigenaren of huurders).

Kort na het einde van het kalenderjaar kunt u waarschijnlijk een hoop extra papier weggooien (of, veiliger, versnipperen), inclusief uw salarisstrookjes, maandelijkse creditcard- en hypotheekafschriften, energierekeningen (als ze niet zijn die nodig zijn voor zakelijke inhoudingen), en maandelijkse of driemaandelijkse rapporten van makelaars- en beleggingsfondsen voor het voorgaande jaar.

'Normaal gesproken wordt de activiteit van het hele jaar in detail vermeld op uw laatste, eindejaarsoverzicht, waardoor elke andere verklaring overbodig wordt', zegt Ed Slott, een CPA in Rockville Center, New York. Uw eindloonstrook en W-2-formulier documenteren bijvoorbeeld al uw inkomsten voor het jaar als u voor iemand anders werkt; als u zelfstandige bent, doen uw 1099-formulieren hetzelfde voor u. Evenzo sturen de meeste beleggingsmaatschappijen en sommige uitgevers van creditcards in januari uitgebreide overzichten. 'Houd de maandelijkse updates bij totdat je ze in overeenstemming brengt met de eindejaarsoverzichten', zegt Slott.

Stap 2: Houd tot zeven jaar vast aan definitieve verklaringen

U moet deze definitieve creditcardafschriften echter, samen met uw W-2's en 1099's, ten minste drie jaar en bij voorkeur zeven jaar bewaren. De Internal Revenue Service heeft tot drie jaar vanaf de datum waarop u uw belastingaangifte indient om deze te onderzoeken op fouten en tot zes jaar om een ​​controle uit te voeren als er reden is om te vermoeden dat u uw bruto-inkomen met 25 procent of meer te laag hebt opgegeven. (Er is geen verjaringstermijn voor iemand die opzettelijk fraude heeft gepleegd.) Inderdaad, u moet alle papieren die uw aangifte ondersteunen, bewaren totdat dat controlevenster sluit. Onder de aanvullende documenten die u moet bewaren: geannuleerde cheques en kwitanties voor alle aftrekbare zakelijke uitgaven (zoals die voor amusement, thuiskantoorapparatuur en professionele contributies), bijdragen aan pensioenrekeningen, liefdadigheidsdonaties, rekeningen voor kinderopvang, - medische kosten, alimentatie, hypotheekrente en onroerende voorheffing.

Tenzij u bewust een valse aangifte heeft ingediend, kunt u deze bewijsstukken na drie tot zeven jaar weggooien, afhankelijk van hoe eenvoudig uw fiscale situatie is.

Maar gooi de daadwerkelijke belastingaangiften of de eindejaarsoverzichten van uw beleggingsrekeningen niet weg, ook niet als de kans op een controle bijna is verdwenen. Deze documenten nemen niet veel ruimte in beslag en kunnen erg handig zijn voor toekomstige financiële planning.

Voor verzekeringsdoeleinden wilt u ook bonnen bewaren van grote aankopen en bonnen waaruit blijkt hoeveel u voor onbepaalde tijd hebt betaald voor verbeteringen aan uw huis, zowel om potentiële kopers tevreden te stellen als om mogelijke vermogenswinstbelastingen te verlagen wanneer u uw huis verkoopt. Het is van cruciaal belang om de bevestigingsbriefjes te bewaren die de aanduidingen van begunstigden en de aankoopprijs van aandelen, beleggingsfondsen en andere beleggingen die u bezit; Bewaar deze gegevens voor onbepaalde tijd, want op een dag, zegt Slott, 'zullen u of uw erfgenamen precies moeten weten hoeveel u heeft betaald om de fiscale winst op uw investering te bepalen.'

Stap 3: Geef uw papieren een thuis

Als je een logeerkamer of hoek hebt die je kunt aanwijzen als de plek waar je met papierwerk omgaat, prima; zo niet, dan is een lade, kast of kast waar u rekeningen en lopende rekeningen kunt bewaren, in de buurt van een tafel waarop u cheques kunt schrijven, voldoende. Wat benodigdheden betreft, zul je merken dat mappen of manilla-enveloppen handig zijn voor het archiveren van de papieren, net als een archiefkast of kartonnen doos om de records in te bewaren.

Bewaar uw testament, geboorte- en huwelijksakten, verzekeringspolissen, eigendomsakten en andere permanente documenten op een veilige maar toegankelijke plaats in de buurt van uw andere financiële documenten, zodat u en uw erfgenamen er altijd snel bij kunnen als dat nodig is. .

Stap 4: Wees systematisch

Zorg voor een plan voor het verwerken van al het papier. Kies een plek waar u de rekeningen wilt plaatsen (bijvoorbeeld een manilla-envelop, een la of een plastic in-box of sorteerder) en gooi elke envelop erin zodra deze in de post arriveert. Wanneer u vervolgens gaat zitten om uw rekeningen te betalen, heeft u al het papierwerk dat u nodig heeft op één plek.

Dit is de sleutel: zodra u de rekening hebt betaald of het afschrift hebt gecontroleerd, dient u deze onmiddellijk in. 'Je doel zou moeten zijn om een ​​stuk papier zo min mogelijk aan te raken, in plaats van het van stapel naar stapel te schuiven', zegt Paula Boyer Kennedy, financieel planner in het Minneapolis-kantoor van Ernst & Young. 'Als je het biljet terug in de la stopt nadat je het hebt betaald, zal het vrienden vinden, en ze zullen paren en nakomelingen krijgen. Binnenkort heb je een echt nest.'

Nogmaals, een zeer rudimentair archiefsysteem is alles wat je nodig hebt. De eenvoudigste methode is om alles wat met belasting te maken heeft in een enkele bak te gooien zodra je ermee klaar bent - een la, een archiefkast, een papieren accordeonmap of zelfs een schoenendoos. Op die manier heb je, wanneer je klaar bent om je belastingaangifte in te vullen, al het papierwerk dat je nodig hebt binnen handbereik. Als alternatief kunt u in het begin een iets meer georganiseerd systeem opzetten, met aparte bestandsmappen voor de belangrijkste categorieën van uw leven. U kunt uw mappen bijvoorbeeld labelen op het type rekening (creditcardafschriften, makelaarsoverzichten, energierekeningen, enz.) of op belastingcategorie (aftrekbare zakelijke uitgaven, liefdadigheidsbijdragen, enzovoort) of op financieel doel ( huisvesting, pensioen, studiefonds, enz.). Dit kan in het begin meer tijd kosten, maar op de lange termijn zal het tijd besparen.

Stap 5: Pak de achterstand aan

Als je eenmaal een systeem hebt, heb je nog steeds te maken met alle stapels die je al hebt verzameld. In plaats van een enorme reorganisatie te lanceren, begin je met het sorteren van een kleine stapel tegelijk. Je kunt een half uur per dag uittrekken om door oude papieren te bladeren, misschien terwijl je naar het nieuws kijkt of naar muziek luistert.

U zult versteld staan ​​van het verschil dat een kleine organisatie maakt. 'Mensen realiseren zich niet hoeveel ze betalen als gevolg van het feit dat hun financiële papieren in de war zijn - een te late creditcardafschrijving hier, een verloren belastingaftrek daar', zegt Stephanie Denton, een professional organizer in Cincinnati. Maar misschien nog groter zijn de mentale en financiële voordelen op de lange termijn. Als je eenmaal georganiseerd bent, 'kan je je mentale energie richten op de echt belangrijke dingen, zoals je investeringen en je financiële doelen', zegt Terry Savage, auteur van De wrede waarheid over geld ( amazon.com ). 'Met een gerust hart je financiële papieren op orde krijgen, levert veel op.'