Bepaal wat u wilt delegeren

Richt je op taken die je carrière helpen. Neem eerst 15 minuten de tijd om een ​​uitgebreide takenlijst te schrijven. Hierdoor kun je je hoofd leegmaken en je focus op actie verleggen, zegt Tiffany Dufu, auteur van De bal laten vallen: meer bereiken door minder te doen . Beoordeel elke taak tegen het grotere geheel: wat zal het succes van een project echt stimuleren of u helpen een promotie binnen te halen? Verander je kijk van 'Wat moet er vandaag gebeuren?' naar 'Wat probeer ik te bereiken?', adviseert Dufu.

Plan je tijd. Er zijn maar 24 uur in een dag - en je moet slapen. Als je je volledige takenlijst ziet, denk je: wanneer ga ik dit allemaal doen? zegt Mary Jane Nirdlinger, assistent-stadsmanager van Chapel Hill, North Carolina. Beantwoord die vraag door je agenda te gebruiken om je taken te plannen en in te plannen - rekening houdend met de tijd voor hersenvoorbereiding, eten en e-mail checken - net zoals je een vergadering zou doen, zegt ze. Vul die tijdblokken ook in. We hebben de neiging om te onderschatten hoe lang het duurt om dingen voor elkaar te krijgen, zegt Dufu. Je zult snel merken dat je er maar zo weinig in kwijt kunt. En als iets nog steeds een prioriteit is, moet je iemand anders vinden om het te doen, zegt Nirdlinger.

Geef prioriteit aan taken die alleen jij kunt doen. Dit zijn geen dingen die je per se beter kunt doen; het zijn dingen waar alleen jij de vaardigheden, het netwerk of de politieke kennis voor hebt, zegt Dufu. Je bent misschien de enige die de toespraak kan houden, maar je kunt hulp vragen bij het voorbereiden van je presentatiedia's, zegt ze. Bewaar alles wat uw eigen standpunt vereist. Ik zou nooit iets delegeren dat echte authenticiteit vereist, zoals mijn stem in mijn schrijven of controle over mijn menu, zegt Vivian Howard, een chef-kok in Kinston, North Carolina, en de auteur van het kookboek Deep Run Roots . Vermijd het delegeren van taken die u echt leuk vindt om te doen, hoe triviaal ook. Die dragen bij aan je algehele werkgeluk, zegt Nirdlinger. Misschien boek je graag je eigen zakenreisvluchten (en ben je super kieskeurig wat betreft tussenstops).

Effectief toewijzen

Ontdek ieders superkracht. Neem de tijd om je teamgenoten en hun unieke vaardigheden beter te leren kennen. Elke verpleegster heeft een individuele geweldige eigenschap, of dat nu medisch jargon voor patiënten demystificerend is of de beste bloedafname is, zegt voormalig psychiatrisch verpleegster Elizabeth Scala, auteur van Stop verpleegster burn-out . Zodra u uw PowerPoint-goeroe of cold-call-professional hebt gevonden, is het gemakkelijker om de persoon die handtekeningtaak toe te vertrouwen.

Bepaal de groeimogelijkheden. Geef iedereen de kans om te schitteren. Delegeren gaat niet alleen over jou. Het gaat erom mensen in staat te stellen te groeien en iets nieuws te proberen, zegt Nirdlinger. Als je niet kunt stoppen lang genoeg bezig te zijn om te delegeren, houd je je team tegen. Stel jezelf de vraag: Wie kan er echt profiteren van deze ervaring of deze uitdaging? zegt Laura Vanderkam, auteur van Ik weet hoe ze het doet . Als er iemand is die zou leren van blootstelling aan een nieuwe afdeling, stuur haar dan naar een vergadering in uw plaats.

Vraag naar vrijwilligers. Soms zitten we zo vast in onze drukte dat we geen stap achteruit doen om te kijken wie er is om te helpen, zegt Nirdlinger. Ze raadt aan om tegen je team te zeggen: ik voel me overweldigd. Is er iets dat je merkt dat ik doe waarvan je denkt dat je het zou kunnen helpen? Mensen zijn graag behulpzaam, zegt Nirdlinger: Het geeft hen het gevoel gewaardeerd te worden. Als vrijwilligerscoördinator voor Habitat for Humanity in Knoxville, Tennessee, vraagt ​​Trinity Edgar om feedback en vraagt ​​hij vrijwilligers welke taak ze op zich willen nemen. We willen ervoor zorgen dat ze zich op hun gemak voelen terwijl we ze pushen om hun comfortniveau te vergroten, zegt ze.

Delegeer in alle richtingen, ook naar boven. Soms is een collega de beste persoon voor de baan; soms kan een taak die u uren zou kosten, in één keer door een manager worden gedaan. Laat de persoon weten dat haar expertise of betrokkenheid zal leiden tot een overwinning van het bedrijf. Let op je taalgebruik, zegt Lindsey Pollak, auteur van De baas worden . Gebruik het woord ondersteuning, hulp of begeleiding in plaats van delegeren. Tegen een collega stelt Dufu voor om te zeggen: ik zou je steun echt kunnen gebruiken om dit probleem op te lossen. Kunt u deze drie bijeenkomsten in mijn plaats bijwonen en uw scherp inzicht verschaffen? Zeg tegen een manager: als u deze twee dingen op u neemt, worden enkele enorme barrières voor het project weggenomen. Je verplaatst je taken niet van je bord; je drukt uit wat er moet gebeuren om deze opdracht uit de marge te halen.

Communiceer de taak

Leg duidelijke verwachtingen vast. Duidelijkheid is essentieel wanneer u een taak delegeert. Leg precies uit wat je nodig hebt en maak afspraken over de output, zegt Stacy Brown-Philpot, CEO van TaskRabbit. Wees specifiek (betekent ASAP morgen of vandaag om 17.00 uur?) en ga er niet vanuit dat iemand de taak gaat uitvoeren zoals je dat van nature zou doen. Verschillende generaties gebruiken verschillende tools, zegt Pollak. Als je wilt dat iemand een bedankbriefje met de hand schrijft in plaats van een e-mail te sturen, zeg dat dan precies.

Laten zien, niet vertellen. Laat zien hoe succes eruitziet. Meeluisteren tijdens een verkoopgesprek en precies horen wat je zegt en hoe je reageert, is meestal een betere training dan welk script dan ook, zegt Pollak. Of geef uw collega vijf voorbeelden van hoe excellentie eruit ziet en voorbeelden van hoe het niet moet. Nadat deze persoon je een tijdje heeft geschaduwd, zegt Scala, kom dan naar voren en vraag: voel je je nu op je gemak om het zelf te doen?

Adverteer het voordeel van elke taak. Laten we eerlijk zijn: weinig mensen worden enthousiast van het idee om een ​​vergaderruimte te boeken of een voorraadruimte te organiseren. Zelfs als uw verzoek niet sexy is, moet u het met enthousiasme uiten. Mensen zijn leergierig en staan ​​te popelen om te helpen wanneer de vraag wordt gepositioneerd als een kans, zegt Dufu. Als u bijvoorbeeld iemand nodig heeft om aantekeningen te maken in een directievergadering, zeg dan: Deze vergadering is een kans voor u om een ​​kijkje te nemen in de politiek van dit bedrijf. Ik zou het leuk vinden als je aanwezig bent en aantekeningen maakt. Howard voegt een herinnering toe: een delegator zijn is geen dictator zijn. Wees er aardig voor.

Beoordeel of het werkt

Bepaal hoe je gaat inchecken. Nadat u het eigendom heeft overgedragen, bepaalt u hoe u updates ontvangt. Stel iets op dat werkt met beide persoonlijkheden, zegt Nirdlinger. Maak een tijdlijn en wees specifiek over wat je verwacht bij elk controlepunt, zegt Brown-Philpot.

Samen problemen oplossen. Als het delegeren niet goed gaat, wees dan duidelijk over wat niet werkt. Stel een reeks eerlijke vragen: Had u alle informatie die u nodig had? Heb je een opleiding nodig? Is dit iets waar jij je prettig bij voelt? Werk mee aan de oplossing om het gesprek van defensief naar tactisch om te buigen, zegt Nirdlinger.

Rol ermee. Af en toe moet je gewoon een compromis sluiten. Soms kan ik mijn visie niet op een begrijpelijke manier verwoorden, zegt Howard. Je moet openstaan ​​voor de manier waarop andere mensen dingen doen en gaandeweg aanpassingen maken. Zelfs als de taak niet perfect is uitgevoerd, als het je tijd geeft om je op een ander belangrijk project te concentreren of vroeg genoeg vertrekt om naar de sportschool te gaan of de kinderen in te stoppen, is dat een duidelijke overwinning.