Gebruikt uw kantoor een instant messaging-platform zoals Slack of Google Hangouts? Je kunt het momenteel alleen gebruiken om met je collega-BFF te chatten of snel je baas te pingen om te zeggen dat je te laat bent. Maar als u geen gebruik maakt van IM om de werkcommunicatie te stroomlijnen en effectieve samenwerking tussen uw team en andere teams te bevorderen, zou u dat moeten doen. Dit is de juiste manier – en het juiste moment – om instant messaging op het werk te gebruiken.
IM of e-mail?
Die e-mail van één zin, antwoord van twee woorden of snelle hallo werkt goed in een berichtensysteem als Slack. Het is ook perfect voor lopende gesprekken die veel heen en weer vergen, die niet per se een aangewezen, persoonlijke ontmoeting of telefoongesprek , maar kunnen beter worden overgelaten aan instant messaging om ieders e-mailinbox te sparen. Hoewel e-mail noodzakelijk blijft voor externe communicatie, kan een berichtenplatform uw interne e-mailvolume ernstig verminderen.
VERWANT: Pak je inbox voorgoed aan met deze tips voor e-mailbeheer van een professional
Wordt georganiseerd.
De echte kracht van een berichtenplatform is de mogelijkheid om informatie te catalogiseren en te ordenen, zegt Anna Pickard, hoofd merkcommunicatie bij Slack. 'In tegenstelling tot e-mail, die na verloop van tijd automatisch kan worden verwijderd of uitgeschakeld wanneer iemand het bedrijf verlaat, zijn de bestanden en informatie die in Slack worden gedeeld altijd beschikbaar', zegt ze, 'waardoor nieuwe medewerkers kunnen profiteren van de kennis van de groep.' Organisatie staat voorop. Creëer kanalen per onderwerp of project en nodig de relevante mensen uit voor het gesprek. Een-op-een chatten? Gebruik de direct message-functie zodat discussies in kanalen gefocust blijven op het onderwerp.
Wees kort.
Pickard adviseert om berichten verteerbaar te houden door opsommingstekens en zelfs emoji te gebruiken. Als iets verder moet worden besproken of uitgelegd, start dan een aparte thread; klik in Slack op de chatballon onder een reactie. Zie dit draadje als een zijbalk: het is hyperspecifiek en laat je dieper ingaan op een onderwerp zonder het grotere gesprek te vertroebelen.
VERWANT: 6 dingen die alle effectieve werk-e-mails gemeen hebben
hoe pak je een kerstcadeau in
- Door Caylin Harris
- Door Maggie Seaver
