We vertrouwen allemaal op e-mail voor directe correspondentie - en de zekerheid dat ons Amazon-pakket inderdaad onderweg is. Maar het is veilig om te zeggen dat, ondanks al zijn lovenswaardige voordelen, je e-mailinbox snel kan veranderen in de vloek van je bestaan ​​​​als er niets aan wordt gedaan. En de aanblik van een rommelige inbox is vrijwel iedereen een onmiddellijke stressfactor.

Het regelmatig controleren van e-mail is een dagelijkse taak die onmogelijk te vermijden is, en hoe ijverig je ook bent in het klikken op 'allen beantwoorden', het beheren van een groeiende e-mailinbox is makkelijker gezegd dan gedaan. En als u minder ijverig bent, zoals in, bent u meer geneigd om uw e-mails stapelen zich ongeadresseerd op —dat gebrek aan inbox-organisatie (en de angst om in e-mailschuld te zitten) waarschijnlijk is invloed op uw productiviteit meer dan je beseft. Gelukkig is er een uitweg uit het chaotische inboxgat. In een poging om onze weerbarstige inboxen beter te beheren, hebben we productiviteitsprofessionals aangeboord voor tijdbesparende (lees: levensreddende) hacks voor e-mailbeheer die ons veel dichter bij de schijnbaar ongrijpbare Inbox Zero zullen brengen.

VERWANT : 6 dingen die alle effectieve werk-e-mails gemeen hebben

gerelateerde items

1 Controleer e-mail voor slechts 15 minuten per keer

Volgens productiviteitsexpert en oprichter van Inktpotpers , Tonya Dalton, je kunt je productiviteit maximaliseren door e-mails te checken, kortom, Bursts van 15 minuten . 'Je zou versteld staan ​​hoeveel e-mails je in korte tijd kunt lezen en beantwoorden als je je inbox in batches controleert', zegt ze. 'De sleutel is om een ​​timer in te stellen, zodat je weet wanneer je 15 minuten voorbij zijn en wanneer het tijd is om naar ander werk te gaan.'

hoe te decoreren met een beperkt budget

twee Tijdsblokken plannen voor e-mails

Maak er in dezelfde geest een gewoonte van om bepaalde tijdsblokken (van 15 minuten) te plannen, puur voor het controleren van e-mail. Het doorlopend lezen van e-mails terwijl ze in uw inbox terechtkomen, belemmert uiteindelijk de productiviteit. Voor beroepen waar constante communicatie cruciaal is, is het misschien niet realistisch om een ​​planning op te stellen. Maar als u lang en goed naar uw werk kijkt, zult u merken dat het mogelijk is om een ​​e-mailleestijd aan te wijzen, bijvoorbeeld elke 60 of 90 minuten. Stel waarschuwingen in uw agenda in totdat u in een routine zit. Als iemand je echt moet bereiken, zullen ze je opnieuw e-mailen, stuur een direct bericht , of bel. Als u e-mails op uw telefoon doorbladert, markeert u de e-mails die u moet opvolgen als ongelezen, zodat u niet vergeet later te reageren.

VERWANT: Vergeet tijdmanagement— Aandacht Management is de betere weg naar productiviteit

3 Gebruik de map Concepten doelbewust

Laat uw e-mailbox geen takenlijst worden, iets waar u zich van boven naar beneden doorheen werkt', zegt Charles Duhigg, journalist en bestsellerauteur van Slimmer, sneller, beter . Het is de slechtst mogelijke takenlijst, omdat letterlijk iedereen er iets aan kan toevoegen.

Maak uw eigen e-mailtakenlijst door alleen die te openen die uw aandacht nodig hebben. Zoek belangrijke e-mails die onmiddellijke reacties vereisen (bijvoorbeeld voor prioritaire projecten of van uw baas). en open alleen die berichten, of druk op beantwoorden. Houd het antwoordvenster op uw computer open of laat het concept in de conceptmap staan. Daar is je takenlijst: deze stapel antwoorden. Gebruik uw voorgeschreven e-mailtijd om doordachte, overtuigende reacties te schrijven, in plaats van te proberen een grotere hoeveelheid minder relevante dingen door te spitten. Op die manier kan uw doel zijn om een ​​lege conceptmap te bereiken in plaats van een onberispelijk lege inbox.

4 E-mails in batches ontvangen

Als je het niet kunt laten om elke keer dat je een ping hoort te controleren, is een eenvoudige manier om het constante e-mailspervuur ​​in je inbox te beheren (en afleiding te beteugelen) het gebruik van een tool zoals de Gegroepeerd Postvak IN plug-in voor Gmail kan je behoeden voor constante afleiding. Het groepeert uw e-mails en stuurt ze in golven naar u toe, maar alleen op de exacte tijden van uw keuze.

5 Meedogenloos afmelden

Het één voor één verwijderen van irrelevante nieuwsbrieven en verkoopmeldingen kan de illusie van productiviteit wekken, maar week na week door dezelfde ongewenste e-mail bladeren, verhoogt de e-mailinefficiëntie alleen maar. 'Volgens de wet moeten alle nieuwsbrieven een afmeldlink bevatten', zegt Dalton. 'Neem de tijd om op die link te klikken om je uitschrijfverzoek in te dienen. Het is een investering van 10 seconden die zich terugbetaalt in de vorm van een schonere inbox.'

leuke kapsels voor halflang haar voor school

Dalton merkt ook op dat het aanmelden voor een app of service voor het afmelden van e-mail niet nodig is om je inbox te ontdoen van rommel. 'Veel van die programma's verkopen je e-mailadres uiteindelijk aan andere bedrijven om ze in stand te houden', voegt ze eraan toe.

VERWANT: Hoe u uw telefoon kunt opruimen

6 Schakel de voorbeeldfunctie in

Gebruik de voorbeeldfunctie van uw e-mailprogramma, als deze er een heeft (de meeste doen dat). Hierdoor kun je de eerste paar regels van een bericht in een apart venster bekijken, zodat je het niet helemaal hoeft te openen om het te lezen, en je kunt rommel meteen verwijderen. (Bonus: dit verkleint ook uw kansen om een ​​bericht te openen met een bijgevoegd virus.)

7 Raak e-mails slechts één keer aan (en gebruik de vijf D's)

Dalton stelt voor om actie te ondernemen zodra je een bericht opent door rekening te houden met de 5 D's: Doen, delegeren, verwijderen, uitstellen en aanwijzen. 'Maak snel de e-mails die minder dan twee minuten actie vergen, en delegeer de e-mails die actie van iemand anders vereisen', zegt ze. Meld u onmiddellijk af voor en verwijder berichten die geen actie vereisen, en stel die meldingen uit die meer dan twee minuten actie vereisen om te voltooien. Sla ten slotte e-mails met relevante informatie op in een aparte map, zodat u ze in de toekomst gemakkelijker kunt vinden.

beste kunstschaatsers aller tijden

VERWANT: De 7 geboden van e-mailetiquette die iedereen zou moeten volgen

8 Mappen zijn je vriend

Als je je inbox als standaardopslag gebruikt, wordt het al snel een digitale rommellade, wat het lastig maakt om te vinden wat je nodig hebt, zegt Peggy Duncan , een expert op het gebied van persoonlijke productiviteit in Atlanta. U kunt berichten handmatig in mappen sorteren, maar nog beter, u kunt automatische filters instellen die berichten rechtstreeks naar een gewenste map leiden. Meldingen van Facebook kunnen bijvoorbeeld rechtstreeks naar een Social Media-map gaan. Alle berichten van het marketingteam worden rechtstreeks in uw Marketing Initiatives-bestand opgeslagen. (Gmail doet dit automatisch, maar je kunt een soortgelijk systeem opzetten met andere e-maildiensten, zoals Microsoft Outlook.) Zodra alle e-mails van één type, zoals nieuwsbrieven, in hun eigen map zijn gegroepeerd, kun je ze allemaal selecteren en ongewenste e-mails verwijderen met een enkele klik. Zoek een instelling voor het automatisch sorteren van e-mail die voor u en uw taken werkt, en houd u eraan.

9 Een standaardantwoord opstellen

Als u meerdere berichten met vergelijkbare verzoeken ontvangt, adviseert Dalton om een ​​standaard standaardantwoord te schrijven dat u bij elk e-mailbericht enigszins kunt aanpassen en personaliseren. 'Sla het standaardantwoord op als een van je e-mailhandtekeningen, zodat je de hoofdtekst van je e-mails gemakkelijk automatisch kunt vullen', zegt ze. Geniaal, toch? (Vergeet niet te wijzigen voor de ontvanger en de omstandigheid.)

VERWANT: Hoe u dingen gedaan krijgt terwijl u vanuit huis werkt

10 Maak een Alias-account om e-mail te sorteren

Op veel e-mailplatforms (inclusief Gmail) kunt u aliasaccounts maken die allemaal in één inbox worden ingevoerd. 'Ik heb mijn aliasaccounts ingesteld om in een enkele map te worden opgeslagen', zegt Dalton over de tactiek die ze gebruikt om rekeningen en andere kritieke financiële documenten te ordenen. 'Ik behandel geen van die e-mails tot vrijdagochtend, wanneer ik tijd heb om te gaan zitten en al mijn financiën te ordenen.'

wat geef je een masseuse fooi

elf Alleen maar. niet doen. Antwoord.

Daar, het is gezegd. Dit advies gaat verder dan het omgaan met voor de hand liggende ongewenste e-mail - en het is duidelijk dat we het ghosten van je baas niet door de vingers zien. We hebben het over dat bericht van je collega twee bureaus verderop. Duhigg stelt dat mensen vaak vragen stellen terwijl ze de antwoorden waarschijnlijk zelf kunnen vinden. En als ik niet antwoord, gaan ze die antwoorden zoeken. Hoe implementeer je dit soort denken zonder je onbeleefd te voelen? Door je meer zorgen te maken over jezelf en je eigen tijd dan die van anderen (ah!). Een mantra om te oefenen: er is geen reden waarom ik op mensen zou moeten reageren, simpelweg omdat ze me een e-mail sturen.

12 Heroverweeg de Inbox-Zero Dream

Dit is misschien niet de juiste parel van wijsheid voor iedereen - er is voor veel mensen iets heel bevredigends aan het beëindigen en beginnen van elke dag met een schone inbox. Maar voor jou is deze verwachting misschien onrealistisch en zelfs een beetje verstikkend. Je inbox religieus leegmaken kan eerlijk gezegd tijdverspilling zijn (en misschien echt iets anders), zegt Duhigg. Het raken van delete, delete, delete kan bevredigend zijn of lijkt productief te zijn, maar waarom zou je je druk maken? Hij stelt de vraag: doe je het omdat je je er goed bij voelt of omdat het juist nuttig is? En als het niet nuttig is, heb je misschien geen schone inbox nodig - en misschien moet je dat niet meer gebruiken als een barometer voor succes.

VERWANT: 8 deskundige digitale opruimtips om de schermtijd te verminderen