EFFECTIEVE E-MAILS SCHRIJVEN OP HET WERK | ECHT EENVOUDIG

Als je ooit een e-mail van een collega hebt ontvangen met overdreven uitgebreide instructies, verwarde verzoeken of manier te veel onnodige ontvangers inbegrepen, weet u hoe belangrijk effectieve e-mailcommunicatie op het werk is. E-mails die zonder organisatie of gedachte worden verzonden, kunnen de workflow zelfs belemmeren, mensen irriteren en anderszins vermijdbare miscommunicatie veroorzaken.

Dus hoe maak je een duidelijke, effectieve e-mail die de juiste balans vindt tussen gedetailleerd en beknopt; een die de juiste onderwerpen raakt voor de juiste betrokkenen? Eerst moet u weten wanneer iets via e-mail moet worden verzonden, in tegenstelling tot een direct bericht, persoonlijke ontmoeting , of telefoongesprek . E-mails zijn ideaal voor het verzenden van langere lijsten met instructies, het inchecken bij een project of het delen van bestanden. E-mailcommunicatie zorgt ook voor een schriftelijke vastlegging van alle belangrijke gesprekken die u later moet raadplegen. Hier zijn zes dingen die alle effectieve e-mailschrijvers doen voordat ze op 'verzenden' drukken.

1. Maximaliseer de onderwerpregel

Allereerst wil je de onderwerpregel aanpassen aan het bericht en/of je reactie. Schrijf je iemand die je vorige week een e-mail heeft gestuurd? Haal geen oud, niet-gerelateerd bericht tevoorschijn en druk niet op 'beantwoorden' - het is uw ontvanger die precies is vergeten wat ze u een week geleden hebben geschreven. Help ze te oriënteren en een antwoord op te stellen met een nieuwe onderwerpregel die ofwel het nieuwe onderwerp of uw reactie op hun bericht weerspiegelt (bijvoorbeeld achtergrondinformatie over onze nieuwste klant, Jane Doe of routebeschrijving naar ons nieuwe huis in Cleveland), zegt Peggy Duncan, een expert op het gebied van persoonlijke productiviteit in Atlanta. U zult de ontvanger minder snel in verwarring brengen en uw bericht is later gemakkelijker te vinden.

leuke spelletjes voor volwassenen om te spelen

Ten tweede, wees specifiek. Hier is bijvoorbeeld een slecht/vaag onderwerpregel: Personeelsvergadering. Nu, hier is een betere: breng deze bijlage naar 14.00 uur. personeel vergadering. Wanneer je bijzonderheden opneemt, zoals een actie die nodig is of de waar-en-wanneer-details, help je de ontvanger onmiddellijk het belang van je bericht te peilen, zegt Marsha Egan, de auteur van Inbox Detox en de gewoonte van uitmuntende e-mail ($ 20; amazon.com ). Het zal hen ook helpen herinneren dat ze de vereiste taak moeten voltooien.

Weet je niet zeker wat het onderwerp moet zijn? Denk na over de trefwoorden die je zou gebruiken als je de e-mail later zou moeten vinden, zegt Nick Morgan, auteur van Kan je me horen? Verbinding maken met mensen in een virtuele wereld ($ 11; amazon.com ).

2. Geef gedetailleerde instructies:

De duidelijkheid van schriftelijke instructies kan de effectiviteit van een zakelijke e-mail maken of breken. Als je respectievelijke taken aan een groep mensen toewijst, deel ze dan uit per persoon en gebruik opsommingstekens om iedereen te helpen precies te weten waar je hulp bij nodig hebt, specifiek van hen.

3. Kies de ontvangers zorgvuldig

Schrijf de e-mail voordat u de ontvangers toevoegt, zegt Vanessa Van Edwards, auteur van Betover de wetenschap van succes met mensen ($ 12; amazon.com ). Dit voorkomt niet alleen de gevreesde onbedoelde verzending, maar laat je ook ontvangers toevoegen op basis van de inhoud van de e-mail. Wilt u die lange e-mailketens met meerdere personen vermijden? Als je meerdere mensen nodig hebt om op iets te reageren, zoals een document, overweeg dan om een deelbaar bestand te maken (zoals een Google-document), waarin iedereen wijzigingen kan voorstellen in één ruimte zonder duizend e-mails te hoeven sturen.

VERWANT: Alles wat u moet (en mag) opnemen in een afwezigheidsmail

4. Snijd de aftappende taal af

E-mailen over een snafu die gerepareerd moet worden? In plaats van poëtisch te worden over wat een sleur het is of wiens fout het is, focus je op de actie nodig om een probleem te verhelpen. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen: 'De klant heeft een probleem met onze presentatie en het zal moeilijk op te lossen zijn', probeer dan: 'Ik zou graag willen dat je helpt om iets op te lossen dat de klant naar voren bracht tijdens ons telefoontje.' Dit zal ervoor zorgen dat negatieve feedback geven of het aanvragen van onaangename taken via e-mail effectiever.

5. Voeg antwoordinstructies toe

Zelfs als uw e-mail niet beantwoord hoeft te worden (ik ben de komende twee uur op een doktersafspraak of u kunt uw rapport morgen inleveren in plaats van vandaag), voelen veel mensen zich verplicht om het te bevestigen met een OK of bedankt. Geef deze mensen een gemakkelijke uitweg. Als je niets wilt horen, voeg dan 'Geen antwoord nodig' toe aan het einde van je bericht, zegt Duncan. Het bespaart aan beide kanten tijd en voorkomt dat nutteloze e-mails overvolle in-boxen krijgen. Aarzel ook niet om bij voorbaat dank te schrijven wanneer u iemand een vraag stelt. Het zal voorkomen dat je in de verleiding komt om een éénregelige bedankbrief te sturen wanneer de persoon terugschrijft.

6. Word niet te persoonlijk

E-mails zijn voor feiten, niet voor gevoelens, zegt Egan. Door het gebrek aan stemverbuiging en lichaamstaal in digitale correspondentie, kunnen bepaalde gevoelens - hoe u over een collega denkt, wat u van het feest van uw buurman vond - gemakkelijk verkeerd worden geïnterpreteerd. Als je een gevoelig (of minder dan positief) probleem naar voren wilt brengen, bel ze dan.