Of uw correspondentie nu persoonlijk of professioneel is, we maken ons allemaal af en toe schuldig aan e-mailfouten. (Kon je de herinnering aan het doorsturen van die ongepaste e-mail naar de verkeerde persoon maar wissen!) De volgende keer dat je een bericht voor de massa opstelt, volg dan deze geboden van e-mailetiquette om een ​​​​kapotwaardig communicatie-ongeluk te voorkomen.

VERWANT: Alles wat u moet (en mag) opnemen in een afwezigheidsmail

gerelateerde items

1 Allen met voorzichtigheid beantwoorden

Reageer niet allemaal, tenzij iedereen op die distributielijst moet weten wat je moet zeggen, zegt Aimee Symington, CEO van Finesse Worldwide. Ze stelt voor om de namen op de lijst te bekijken en alleen te reageren op degenen die uw antwoord echt nodig hebben. Dat kan betekenen dat u alleen de afzender of drie van de zeven ontvangers moet beantwoorden. En als je manager of collega ergens op gekopieerd wil worden, respecteer dan haar verzoek.

Doordachte antwoorden kunnen anderen tijd besparen. Of het nu om zakelijke of sociale redenen is, mensen zullen geïrriteerd raken door een stroom onbeduidende e-mails omdat ze moeten stoppen om ze te openen, zegt Diane Gottsman, oprichter van de Protocol School of Texas. Denk dus twee keer na voordat je ze allemaal beantwoordt met Can't make it, de volgende keer dat je wordt uitgenodigd voor een brunch.

twee Laat een onderwerpregel nooit leeg

Een goede onderwerpregel helpt ontvangers om prioriteit te geven aan e-mail, zegt Lizzie Post, co-host van de Awesome Etiquette-podcast. Wat je ook doet, laat het niet leeg. Maak bij het maken van een onderwerpregel specifiek en beknopt, en let op uw spelling en grammatica. Het is het eerste dat iemand opvalt, zegt Post.

VERWANT: Organiseer uw werkleven in 5 eenvoudige stappen

Omdat een onderwerpregel de inhoud van de e-mail moet weerspiegelen, raden experts aan om de onderwerpregel bij te werken terwijl het gesprek verloopt. Vermijd onderwerpregels die de urgentie van een e-mail zouden kunnen bagatelliseren (denk aan: een snelle vraag om een ​​groot werkprobleem op te koppen) of ervoor te zorgen dat iemand een bericht mist waarvan ze denkt dat ze het al heeft gelezen, legt Gottsman uit. Ze stelt voor een nieuwe thread te starten als een e-mail te ver van het oorspronkelijke bericht is afgedwaald.

3 Reageer snel

Hoewel experts het niet eens zijn over een juiste responstijd voor e-mails, zijn ze het erover eens dat zowat elke e-mail een antwoord verdient. Als een eenvoudig antwoord (Begrepen, bedankt of Klinkt als een goed plan) voldoende is, probeer dan te antwoorden zodra u een e-mail leest.

Soms vereist een e-mail informatie die enkele dagen in beslag kan nemen, maar dat betekent niet dat je mensen mag laten hangen. Laat ze weten dat je hun e-mail hebt ontvangen en dat je zo snel mogelijk terugkomt, zegt Symington.

En vergeet niet om een ​​automatisch antwoordbericht te gebruiken als u op reis bent of Niet op kantoor , voegt ze eraan toe, zodat anderen weten dat ze geen reactie mogen verwachten.

4 Voorzichtig doorsturen

Zorg ervoor dat je om de juiste redenen doorstuurt naar de juiste mensen, zegt Post. Evalueer voordat u doorstuurt de gevoeligheid van de inhoud, inclusief eventuele bijlagen en de namen en contactgegevens van iedereen die aan het bericht is gekoppeld. Sommige mensen geven er de voorkeur aan dat hun contactgegevens privé blijven. Als een discussielijn te veel gedetailleerde discussiepunten bevat, start dan een nieuwe e-mail.

VERWANT: Hoe om te gaan met 5 uiterst vervelende situaties van collega's

5 Vertel iemand of ze is gehackt

We hebben het allemaal weleens meegemaakt. Een virus grijpt in en voordat we het weten, spammen we opa met links waar iedereen van zou blozen. Als u een duidelijk virus ontvangt, moet u het slachtoffer op de hoogte stellen dat mogelijk niet weet wat er aan de hand is. Zeg gewoon: 'Ik wilde je laten weten dat dit gebeurt', zegt Symington. Dat is leuk om te doen.

6 Respecteer de kunst van het e-mailen

U wilt persoonlijk een goede indruk maken, dus waarom zou u uw e-mailpersona niet aan dezelfde norm houden? E-mail is een weerspiegeling van jou en zou meer als een brief dan als een tekst moeten worden geschreven, terwijl je toch de beknoptheid in gedachten moet houden, zegt Symington. Controleer je spelling, grammatica en interpunctie. Alle hoofdletters geven aan dat je schreeuwt, en alle kleine letters geven aan dat je lui bent. Te veel lettertypen, kleuren en smileygezichten kunnen irritant zijn, voegt ze eraan toe.

Wees vriendelijk zonder te proberen de humor te overdrijven. Wees voorzichtig, zelfs als je gevoel voor humor hebt, zegt Gottsman. De toon is te vaak verward in e-mail en je wilt niet onprofessioneel overkomen omdat iemand je grap niet begrijpt.

7 Onthoud: geen e-mail tijdens het diner

Het is één ding als je een informele maaltijd hebt met een significant ander (en de date night is morgen), maar absoluut geen e-mail checkt tijdens een etentje, zegt Post. Wat betreft vergaderingen op kantoor, het hangt ervan af. Als collega's telefoons of laptops meenemen naar vergaderruimten om tijdens vergaderingen toegang te krijgen tot e-mail, is dat waarschijnlijk geen probleem. Houd er rekening mee dat bedrijfsculturen een ander beleid met betrekking tot e-mail zullen hebben, zegt ze. Ken de aard van e-mail op uw werk om geschikt te zijn.