In de werkende wereld zijn er weinig meer welkome afkortingen dan OOO. Behalve dat het de toegangspoort is tot een zorgeloos bestaan, is het plaatsen van een afwezigheidsbericht op uw zakelijke e-mail een praktische manier om collega's en klanten te laten weten dat u voor een bepaald bedrag moeilijk of zelfs onbereikbaar zult zijn. tijd. Dus hoewel het niet nodig is om erover na te denken (je schrijft hier geen roman), maakt het wel uit wat je opneemt.

hoe maak je een rommelige kamer schoon in 30 minuten

Het voelt misschien een beetje onhandig en robotachtig om vooraf een afwezigheidsbericht te schrijven, maar het is noodzakelijk en nuttig voor iedereen die het probeert te bereiken terwijl je Mai Tais nipt op het strand of Machu Picchu wandelt. (Bovendien helpt het instellen van een afwezigheidsbericht je om de stekker uit het stopcontact te halen en te ontspannen als je problemen hebt om je werk op het werk achter te laten.) Dit is wat je moet zeggen (en wat niet te zeggen) in je automatische vakantieantwoord.

VERWANT: 9 manieren om te sparen voor de vakantie die u verdient

1. Voeg een begroeting en afmelding toe.

Hoe je een OOO-bericht start, hangt natuurlijk af van je persoonlijke voorkeur en werkomgeving. Hoewel een grote 'hallo' niet absoluut noodzakelijk is, moet je ergens beginnen, en het is leuk om een ​​menselijk tintje toe te voegen. Als je meteen inspringt op Ik ben momenteel niet op kantoor... voelt het te raar en afstandelijk voor je, doe het dan rustig aan met een simpele, Hallo daar, of Bedankt voor je e-mail.

Hetzelfde geldt voor uw handtekening. U mag vertrekken met de datum van uw terugkeer, maar als het zinvol is om af te sluiten met iets als 'Bedankt!', 'Beste, (uw naam)' of 'Fijn weekend (of voeg vakantie hier)!', ga ervoor.

2. Geef aan hoe lang je weg bent.

Vermeld begin- en einddatum: ik reis van 3 tot 7 juli en zal geen e-mail checken. Ik zal zo snel mogelijk reageren op uw notitie wanneer ik weer op kantoor ben op 8 juli. (Vergeet niet uw vakantiebeantwoorder uit te schakelen wanneer u terugkomt!).

3. Geef aan of je wel of niet je e-mail gaat checken.

Een afwezigheidsbericht is niet alleen handig als je helemaal off the grid gaat. Je bent misschien op reis voor je werk of werkt op afstand, waardoor communicatie sporadisch en wifi-verbinding dubieus wordt. Als je e-mails niet controleert of beantwoordt, zeg dat dan (zie bovenstaand voorbeeld). Anders is het handig om een ​​bericht in te stellen dat mensen waarschuwt dat u niet zo betrouwbaar bereikbaar bent vanwege reis- of on-site verplichtingen. Het draait allemaal om het stellen van verwachtingen voor degenen die u proberen te bereiken. Bijvoorbeeld: Bedankt voor uw opmerking! Ik ga tot 3 juli op reis voor een fotoshoot en zal regelmatig mijn e-mail checken / heb beperkte toegang tot e-mail en kan traag reageren.

4. Vermeld hoe u (of helemaal niet) kunt worden bereikt.

Als je in een bepaalde hoedanigheid beschikbaar bent, geef dan aan hoe je precies contact kunt opnemen. Bijvoorbeeld: ik zal geen e-mail checken, maar als je me om welke reden dan ook moet bereiken, neem dan contact met me op via mijn mobiel... Of: als dit tijdgevoelig is, aarzel dan niet om me opnieuw te e-mailen op (datum waarop je return) dus het staat bovenaan mijn inbox. Of: Neem voor dringende verzoeken contact op met (naam van een assistent, collega, freelancer of andere beschikbare dekking op kantoor). Voordat u de contactgegevens van een andere collega in uw OOO opneemt, moet u deze met hen wissen - zelfs als u hun meerdere bent, is een waarschuwing nog steeds een aardige beleefdheid.

5. Vermijd onnodige persoonlijke gegevens.

Als je met zwangerschaps-/vaderschapsverlof bent of dat weekend gaat trouwen (!), is dat prima om op te nemen, maar dat is ongeveer zo ver als persoonlijk delen in een automatisch antwoord moet gaan. Bedenk hoe u zou kunnen reageren op iemands afwezigheidsbericht waarin veel te veel persoonlijke details worden vermeld. U wilt dat de persoon aan de ontvangende kant weet a), of u hun e-mail al dan niet beantwoordt, en b), wanneer ze een reactie van u kunnen verwachten. Al het andere is waarschijnlijk TMI, dus houd het simpel.

VERWANT: De beste manier om e-mail te ondertekenen, als u een snelle reactie wilt