Geef snel feedback, maar niet meteen.
Wacht niet tot een jaaroverzicht om verbeterpunten aan te geven. Breng problemen snel onder de aandacht, zodat de details vers in uw geheugen zitten. Een dag na een incident is de sweet spot; een beetje tijd onderdrukt al te hete emoties en stelt je in staat je voor te bereiden en bedachtzamer te zijn met je woorden. Op dit moment zullen beide partijen een sterkere, minder behulpzame reactie hebben, zegt Jennifer Porter, managing partner van de Trouwgroep , een bedrijf voor leiderschap en teamontwikkeling. Jaarlijkse of driemaandelijkse beoordelingen moeten betrekking hebben op doelen en zich richten op toekomstgerichte feedback, bijvoorbeeld wat iemand min of meer moet doen om zijn of haar carrière vooruit te helpen (Als u meer bedreven zou worden in gegevensanalyse, zie ik dat u naar de volgende niveau).

Onthoud je intentie.
Bedenk waarom u in de eerste plaats feedback wilt delen. Je doet dit omdat je de persoon wilt helpen slagen, zegt Porter. Op dat moment voelt het misschien minder welwillend aan - je zou kunnen denken dat je slechte gewoonten moet beteugelen of slordig werk moet oplossen - maar elke vorm van feedback helpt je team te leren en te groeien. Je wilt ook hun vertrouwen winnen. Als u de feedback niet geeft, zal iemand anders het wel en niet zo goed doen als u zou hebben gedaan, zegt Freyan Billimoria, directeur van People Operations bij Vaardigheidsdeling , een online leergemeenschap. Spreek tijdens het gesprek je intentie uit. Zeg, ik vertel je dit omdat ik om je geef en ik wil dat je zo effectief mogelijk bent.

Denk aan de inhoud, niet aan de levering.
Veel managers maken zich zorgen over hoe ze de klap zullen verzachten in plaats van wat ze gaan zeggen, zegt Porter. Dat is net zoiets als je voorbereiden op een toespraak en je concentreren op wat je gaat dragen in plaats van op de inhoud van je presentatie, merkt ze op. Stel jezelf de vraag: wat is mijn kernboodschap? Wat hoop ik dat deze persoon meeneemt uit het gesprek? Wat wil ik dat er daarna gebeurt? Schrijf op wat je gaat zeggen en oefen onder de douche of op een vertrouwde collega. Richt je op het gedrag of de actie, in plaats van gevoelens te bespreken, en geef concrete voorbeelden, zoals ik heb gemerkt dat je mensen zes keer hebt onderbroken in die vergadering (in plaats van dat je onbeleefd bent tegen collega's).

VERWANT: Hier leest u precies hoe u een flexibel schema op het werk krijgt

Begin met een vraag.
De discussie moet een dialoog zijn, geen monoloog. Zeg, ik zou graag een gesprek met je hebben om wat feedback te delen. Is dat goed? Het is menselijk om ja te zeggen, maar door toestemming te vragen, kun je de relatie versterken, zegt Porter. Een andere tactiek: laat de andere persoon het gesprek leiden. Zeg, ik zou graag met je praten over X . Wat denk je dat er goed ging? Wat denk je niet? Geef uw medewerker de tijd om te reageren. In veel gevallen weten ze al waar ze tekortschieten, zegt Fran Hauser, auteur van De mythe van het aardige meisje ($ 16; amazon.com ). Wanneer je het gesprek als een samenwerking in plaats van als een kritiek plaatst, is de toon meer ondersteunend.

Gebruik minder woorden.
Wees zo specifiek mogelijk. Vage of clichématige zinnen (u moet werken aan uw leidinggevende aanwezigheid) of gesuikerde feedback is verwarrend voor de luisteraar, waardoor de kans groter wordt dat ze uw punt volledig missen. Als je 100 woorden gebruikt om te zeggen dat iemand een deadline heeft gemist, leg je te veel uit, zegt Porter. En als je eenmaal opvulwoorden en verzachters hebt geladen (ik weet dat je overwerkt bent), begint de feedback persoonlijk te worden en kan er vooringenomenheid binnensluipen, zegt Billimoria. Kom in plaats daarvan ter zake en vermeld wat je hebt waargenomen. Zeg, ik heb gemerkt dat we de deadline voor de laatste twee rapporten hebben gemist. Wat is er gebeurd?

Verwater uw bericht niet.
De gebruikelijke gewoonte om negatieve feedback tussen twee complimenten te plaatsen is misschien instinctief, maar het is een van de grootste fouten die managers maken, zegt Billimoria. Het verbergen van feedback in wegwerpcomplimenten haalt de kracht uit je woorden. Mensen zien het aankomen; dan zullen ze het positieve afwijzen, op het negatieve wachten en niet vertrouwen op wat je te zeggen hebt, zegt Porter. Wat u kunt doen om vriendelijk maar direct te zijn: druk de feedback positief uit, zegt Hauser. Zeg, er gaat veel goed, maar ik heb constructieve feedback over een aantal dingen die verbeterd moeten worden, of ik heb een advies dat je kan helpen.

VERWANT: Pak je inbox voorgoed aan met deze tips voor e-mailbeheer van een professional

Geef context.
Wat maakt het jou uit of iemand te laat levert? Of formatteren presentaties niet perfect? De antwoorden zijn misschien voor de hand liggend voor u, maar een medewerker moet het waarom achter uw feedback begrijpen. Probeer specifieke opmerkingen in het grotere geheel te plaatsen, bijvoorbeeld als onze afdeling te laat is met werk, heeft dit ook gevolgen voor andere teams, of als uw financiën er niet goed uitzien, kan dit mensen een gebrek aan vertrouwen in uw cijfers geven. Door uit te leggen waarom uw feedback belangrijk is, zegt Hauser, kan het gemakkelijker worden om te leveren en te horen.

Wees empathisch.
Kritische opmerkingen ontvangen is moeilijk. Het maakt niet uit hoe bekwaam u bent in het geven van feedback. Het steekt nog steeds, zegt Porter. Wees niet overdreven hard, luister naar het perspectief van de ander en blijf kalm. Vermijd ook het woord jij als je kunt. Door subtiele woordkeuzes kan het gesprek eerder als een dialoog dan als een aanval aanvoelen, zegt Hauser. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen: Dit is wat ik denk dat je anders had kunnen doen, zeg, dit is wat ik denk dat je anders had kunnen doen.

Doe het face-to-face.
Moeilijk nieuws brengen via e-mail of telefoon is verleidelijk, maar persoonlijk afspreken (of via Skype of FaceTime) is effectiever, zegt Hauser. Het stelt je in staat om elkaars non-verbale signalen en emotionele intenties te lezen. Face-to-face zijn is de enige manier om ervoor te zorgen dat de ander je medeleven kan voelen, zegt Hauser. Als u uw werknemer niet kunt zien, zal het ook moeilijker zijn om te onderscheiden of ze boos zijn over of zelfs aandacht schenken aan wat u zegt. Ga rechtop zitten en houd oogcontact, hoe moeilijk het ook is, zegt Hauser.

Zorg voor een vervolgplan.
Sluit het gesprek af met een bespreking van de volgende stappen. Vraag hoe u behulpzaam kunt zijn en besluit samen wanneer u weer moet praten (dagen, weken of maanden later, afhankelijk van het probleem). Check dan na een dag of twee in om te zien hoe de ander zich voelt. Het is normaal dat de ontvanger van de feedback een beetje gewond wegloopt van het gesprek, zelfs als het een productief gesprek was, zegt Porter. Je moet mensen tijd geven om te verwerken, zegt Billimoria. De sleutel tot sterke relaties is teruglopen. Als je dat doet, verdien je vertrouwen, wat het delen van feedback de volgende keer gemakkelijker maakt.

Vergeet niet om ook voldoende lof te geven.
Maak van het geven van positieve feedback een onderdeel van uw routine - pers het niet alleen in onaangename gesprekken. Het gaat er niet alleen om mensen te paaien of iedereen een trofee te geven; positieve feedback is een hulpmiddel voor professionele ontwikkeling. Allereerst is het constructief: het is nuttig voor mensen om te weten wat ze goed doen, zodat ze het kunnen blijven doen. Ten tweede helpt het om een ​​cultuur te creëren die meer openstaat voor en toleranter is voor feedback, zegt Porter. Wees ook hier specifiek. Zeg, ik hou echt van de manier waarop je die uitdaging hebt aangepakt, of ik waardeer het dat je met andere afdelingen hebt gesproken om hun buy-in te krijgen. En zeg het vaak. Voor elk stukje kritiek moet je minstens vijf complimenten geven, zegt Hauser. Dit brengt mensen op een plek waar ze hunkeren naar feedback.