Leg papier op zijn plaats

De algemene regel voor papieren is om alles weg te gooien. Mijn klanten kijken altijd stomverbaasd als ik dit zeg. Ik bedoel natuurlijk niet dat we papieren helemaal moeten afschaffen. Ik probeer alleen maar over te brengen hoeveel vastberadenheid we nodig hebben om alleen die te kiezen die absoluut noodzakelijk zijn en de rest weg te gooien. Vellen papier lijken zo dun; we houden ze vaak vast zonder echt na te denken. Hoe meer papieren we verzamelen, hoe meer tijd het kost om bepaalde documenten te vinden en hoe moeilijker ze te ordenen.

Begin met het verzamelen van al je papieren op één plek en bekijk ze allemaal. Zelfs papieren die in enveloppen zitten, moeten pagina voor pagina worden uitgenomen en gecontroleerd voor het geval er reclamefolders of ander ongewenst materiaal mee worden vermengd.

Het kan handig zijn om papieren in categorieën te sorteren terwijl u door de inhoud bladert. Dit maakt het indienen ervan als u klaar bent sneller en gemakkelijker. Papers kunnen grofweg worden onderverdeeld in drie categorieën: in behandeling, opslaan omdat het moet en opslaan omdat je het wilt.

waar kan ik zaden bij mij in de buurt kopen

VERWANT: Papierrommel elimineren in slechts 5 minuten per dag

De categorie die in behandeling is, omvat papieren die op een of andere manier moeten worden aangepakt, zoals openstaande rekeningen. Ik raad aan om ze allemaal in één rechtopstaande archiefdoos te bewaren totdat je ze hebt afgehandeld. Zo komen ze niet in de war met papieren in andere categorieën.

Laten we vervolgens eens kijken naar papieren die we moeten bewaren . Sorteer ze op categorie en berg ze op in een kast of in mappen op een plank. Als u de originelen niet hoeft te bewaren, kunt u ze scannen en elektronisch opslaan. In dit geval is het efficiënter om ze tijdens het sorteren te scannen in plaats van ze op een stapel te leggen die later gescand moet worden en het scannen in één keer uit te voeren.

De laatste categorie zijn papieren die u om andere redenen wilt bewaren. Dit kunnen documenten zijn die u als referentie wilt bewaren of documenten waar u echt blij van wordt. Maar omdat rebound een veelvoorkomend probleem is wanneer mensen dingen vasthouden, alleen maar omdat, onthoud dat de basisregel voor papieren is om ze allemaal weg te gooien.

In mijn opruimen lessen , als een klant moeite heeft om te beslissen welke papieren hij moet houden en welke hij weggooit, stel ik vragen over elk ervan - dingen als Wanneer heb je dit nodig?, Hoe lang heb je het al?, Hoe vaak kijk je terug naar het?, Kun je dezelfde inhoud op internet vinden?, Heb je het al op je computer opgeslagen?, Hoe erg zou het zijn als je dit niet had?, en Maakt het echt vrolijk? Als je het idee hebt dat je ze allemaal moet weggooien, stel je dan voor dat ik zojuist je kantoor ben binnengelopen en heb aangekondigd dat ik al je papieren ga versnipperen. Wat zou jij doen? Welke zou je klauteren om uit de shredder te redden?

Papieren bewaren zodat u nooit meer terugkaatst

Zolang je mijn drie opslagregels volgt, kom je nooit meer terug in de rommel van papier.

gerelateerde items

1 Categoriseer elk papier tot op het laatste vel.

Begin met het sorteren van uw papieren in duidelijke categorieën, zoals presentaties, projectvoorstellen, rapporten en facturen. Gebruik het systeem dat het beste voor u werkt. Dit is het moment om uw papieren te categoriseren op een manier die uw leven gemakkelijker maakt.

twee Bewaar je papieren rechtop.

Voor optimale efficiëntie is het van cruciaal belang om papieren op te slaan in een hangmappensysteem. Stop elke categorie papieren in een aparte map en berg ze op in een archiefkast of rechtop in een archiefdoos op een plank. Door ze op deze manier op te bergen, kun je gemakkelijk zien hoeveel papieren je hebt. Het ziet er ook netjes en verzorgd uit.

3 Maak een openstaande box.

Bewaar alleen die papieren die u die dag moet afhandelen. Als u nog in behandeling zijnde papieren heeft verwerkt, gooi dan de papieren weg die niet bewaard hoeven te worden.

Nadat je je papieren hebt gesorteerd en hebt besloten waar elke categorie thuishoort, kijk je naar je werkruimte en bepaal je de maximale hoeveelheid ruimte die je beschikbaar hebt om ze op te bergen. Wanneer je dit overschrijdt opslagcapaciteit , zullen de papieren overlopen. Dat is een signaal dat je moet heroverwegen wat er is. Door regelmatig op deze manier te controleren, houdt u uw papieren te allen tijde netjes.

VERWANT: In haar nieuwste boek onthult Marie Kondo hoe je een baan kunt vinden die vreugde oproept

Corral uw boekencollectie

Een bestseller die je ooit hoopte te lezen, een instructieboek over boekhouden dat je hebt gekocht om je vaardigheden te verbeteren, een boek dat je van een klant hebt gekregen... wat voor soort boeken heb je in je werkruimte?

wat moeder te geven voor Kerstmis

Boeken staan ​​vol met waardevolle kennis die ons kan helpen ons werk te doen. Als ze aan onze bureaus of op onze boekenplanken worden bewaard, kunnen ze ons inspiratie of een gevoel van veiligheid geven. Het lezen ervan kan onze motivatie een boost geven, en alleen al het weergeven ervan kan een persoonlijk tintje aan onze ruimte geven. In werkelijkheid houden we echter vaak boeken op het werk om de verkeerde redenen.

Een van mijn cliënten had een boekenkast in haar kantoor vol met ongelezen boeken. Toen we ze telden, waren het er meer dan 50 en meer dan de helft stond al twee jaar of langer op de plank. Ik zal er tijdens mijn volgende vakantie zoveel mogelijk lezen, verklaarde ze. Toen we elkaar weer ontmoetten, was ik echter niet verrast om te horen dat ze het halverwege had opgegeven. De meeste boeken die ze had kunnen lezen, waren haar meest recente aankopen. Ze ongelezen achterlaten leek zo'n verspilling dat ik besloot ze snel te lezen om ze door te lezen, zei ze. Maar ik kreeg het gevoel dat ik het gewoon uit plichtsbesef deed. Het bracht me geen vreugde. Dit leek nog meer een verspilling, dus ik besloot om veel van hen te laten gaan. Uiteindelijk besloot ze om slechts een zorgvuldig geselecteerde 15 in haar kantoor te houden.

GERELATEERD: De beste boeken van 2020 (tot nu toe)

Wanneer u uw boeken opruimt, begint u ze allemaal op één plek te verzamelen. Misschien denk je dat het beter is om ze gewoon te kiezen door naar de titels te kijken terwijl ze nog in je boekenkast staan, maar sla deze stap alsjeblieft niet over. Boeken die te lang op de plank hebben gestaan, zijn onderdeel van het decor geworden. Je geest registreert ze niet, zelfs niet als ze direct in je gezichtsveld zijn, en dat maakt het moeilijk om te beslissen welke vreugde opwekken. Alleen door ze allemaal in handen te nemen, kun je ze echt als afzonderlijke entiteiten zien.

Als je het moeilijk vindt om te beoordelen of een bepaald boek vreugde opwekt, probeer jezelf dan bepaalde vragen te stellen. Wanneer heb je het bijvoorbeeld gekocht? Hoe vaak heb je het gelezen? Wil je het nog een keer lezen?

Een andere vraag die je jezelf moet stellen is welke rol dat boek in je leven speelt. Boeken die vreugde opwekken zijn degenen die u motiveren en energie geven wanneer u ze leest en herleest, degenen die u blij maken door te weten dat ze er zijn, degenen die u op de hoogte brengen van de laatste informatie en degenen die u helpen uw werk beter uit te voeren, zoals handleidingen.

maak een masker van een bandana

Een laatste vraag die je moet stellen is of je dat boek nu nog zou kopen als je het in een boekwinkel zou zien of als het zijn hoogtepunt heeft bereikt in termen van je interesse erin. Alleen omdat je ervoor hebt betaald, wil nog niet zeggen dat je elk boek moet uitlezen.

Het doel van het stellen van dergelijke vragen is niet om jezelf te dwingen je boeken gedachteloos te zuiveren. Het is eerder bedoeld om je te helpen je relatie met iedereen die je bezit te verkennen. Als boeken vreugde voor je opwekken, dan is de juiste keuze om er zoveel als je wilt met vertrouwen te bewaren.

Aangepast van Joy at Work © 2020 door KonMari Media Inc. en Scott Sonenshein. Gebruikt met toestemming van Little, Brown and Company, New York. Alle rechten voorbehouden.

Marie Kondo is de auteur van bestseller s De levensveranderende magie van opruimen ($ 12, amazon.com ; $ 16, bookshop.org ) en Vreugde op het werk ($ 10, amazon.com ; $ 23, bookshop.org ) , en is de ster van Opruimen met Marie Kondo op Netflix. Scott Sonenshein is een professor aan de Rice University en de bestsellerauteur van Uitrekken ($ 23, amazon.com ; $ 28, bookshop.org ) .