Of je nu merkt dat je je huwelijksfeest moet annuleren vanwege COVID-19-voorzorgsmaatregelen of andere onvoorziene omstandigheden, weten waar te beginnen kan een ernstige hoofdpijn zijn. Dit geldt zowel voor de logistiek en de emotionele impact. Tussen het annuleren of opnieuw plannen van de locatiedatum tot het communiceren van bijgewerkte informatie aan gasten - het kan vrij snel een overweldigende beproeving worden.
Om erachter te komen hoe stellen het probleem zo naadloos mogelijk kunnen aanpakken, tikten we op evenementenplanner Rebecca Gardner . Eerst en vooral wil ze dat iedereen weet dat het goed komt.
Dit is een buitengewone en verwoestende tijd voor zoveel mensen - mijn hart gaat uit naar al onze klanten die hun bruiloft hebben moeten uitstellen, zegt Gardner.
hoe verdampte melk te maken van volle melk
gerelateerde items
Probeer de datum te verplaatsen - niet te annuleren
Tenzij jij en je partner besluiten dat helemaal annuleren de juiste zet voor je is, moedigt Gardner aanstaande bruidsparen aan om niet te wanhopen en alles in het werk te stellen om een nieuwe afspraak te maken. Gelieve uit te stellen - niet annuleren! Stel je voor hoe opgewonden je vrienden en familie zullen zijn om te dansen en te drinken en te knuffelen en te vieren na een lange quarantaine . Ik kan geen enthousiaster feest bedenken dan een P.C.W. (Post Corona Wedding), zegt ze.
Afgezien van alleen sentimentele redenen, verzekert Gardner dat het verplaatsen van de datum in plaats van deze uit de boeken te verwijderen, zou moeten helpen voorkomen dat u deposito's verliest.
Als u [een van uw leveranciers] helemaal moet annuleren, bel dan zo snel mogelijk. Ze zouden meer begrip moeten hebben, gezien de omstandigheden, en we beloven (helaas) dat je niet de eerste persoon zult zijn die ze hierbij hebben moeten helpen.
VERWANT: Alles wat u moet weten over huwelijksverzekeringen - tijdens het coronavirus en daarna
Zoek een nieuwe datum
Over deposito's gesproken, Gardner moedigt u aan om door te gaan en ze te betalen. COVID-19 wordt voor de meeste locatieverzekeringsplannen als een daad van God beschouwd, waardoor beide partijen mogelijk wat clementie krijgen als het gaat om betalingen en contracten. Dat gezegd hebbende, wees klaar om sterk te staan voor je nieuwe gewenste data met de locatie, fotograaf en andere leveranciers waarmee je hoopt te blijven werken.
hoe u de ringmaat online kunt achterhalen
Er zal in de herfst van 2020 een tekort aan beschikbare locaties zijn, zegt Gardner. Mijn team heeft zes maanden aan evenementen naar de herfst geduwd en we hebben nog geen leverancier die de datum niet wil verplaatsen.
Werk alle contracten bij.
Zet alle nieuw herziene schema's in bijgewerkte contracten met uw nieuwe datum. Bepaal eerst een bijgewerkte tijdlijn van deliverables met leveranciers, betaal vervolgens uw aanbetalingen snel en zet herziene schema's op schrift, zegt Gardner.
Flexibel zijn.
Wat als uw eerste keuze van locatie is geboekt op uw verplaatste datum? Nogmaals, je zult misschien merken dat veel andere mensen besloten om hun vieringen naar hetzelfde seizoen te verplaatsen waar je nu naar kijkt. Dit is waar je misschien wat voetenwerk moet doen om een andere locatie te vinden.
Als uw eerste keuze niet beschikbaar is, raak dan niet in paniek, zegt Gardner. Denk aan andere creatieve locaties die geschikt zijn voor uw aantal gasten - iets dat een beetje out-of-the-box is, zoals een museum, galerij, een historisch huis of een tentenkamp in een prachtig aangelegd park.
hoeveel mm is een maat 10 ring
VERWANT: 10 deskundige tips voor huwelijksplanning die elk stel moet lezen
Uitnodigingen afhandelen en communiceren met gasten
Een van de meest onverwachte factoren in elk huwelijksbudget is hoe snel de kosten van papierwaren oplopen. Als je al trouwuitnodigingen hebt laten drukken, of als het te laat is om je bestelling te annuleren, maak je dan geen zorgen. Zelfs als je al officiële uitnodigingen hebt verzonden, is de beste oplossing om iedereen te laten weten (via e-mail is waarschijnlijk het gemakkelijkst) dat er een digitale update op komst is, en om deze in de gaten te houden.
We gebruiken Papierloze post om gasten te waarschuwen dat de datum is gewijzigd. Het is de snelste en meest elegante optie, zegt Gardner. Zorg ervoor dat u informatie opneemt over de nieuwe trouwdatum en aanwijzingen voor het overzetten van hotelboekingen voor kamerblokken.
U kunt een stap verder gaan voor uw gasten en contact opnemen met hotels waar u kamerblokkades heeft gemaakt om te proberen restituties voor hen te bedingen. Nogmaals, gezien de omstandigheden, zullen hotels hopelijk begripvol zijn, zelfs gretig, om accommodaties rond uw toekomstige datum om te boeken.
