Er is een reden waarom timemanagement voor veel mensen een onbereikbare en onvoldoende benadering van productiviteit is geworden. Misschien beschouwt u slechte tijdmanagementvaardigheden als uw grootste tekortkoming, iets dat u thuis en op het werk tegenhoudt. Maar waarom zou iemand de tijd moeten kunnen 'managen'? Tijd is een onbepaalde, autonome constructie en daarom inherent onhandelbaar.
Hoe vaak heb je tegen jezelf gezegd dat je zou gaan? doe dit ding om 2 uur 's middags. Je begint dat ding om 2 uur te doen, maar er komt een meer dringende e-mail binnen - ding !-en je moet het beantwoorden. Je bent dan gebiologeerd door je inbox vol met andere e-mails ; kan die net zo goed beantwoorden terwijl dat raam open is. Eén e-mail linkt naar een artikel dat u herinnert aan een ander artikel dat uw vriend u onlangs heeft gestuurd en dat u bent vergeten te lezen. Je begint te lezen en realiseert je dat het al 2:28 is, en je hebt maar één uur de tijd om dat eerste te doen. (Cue de angst en zelfberisping.)
U kunt de klok niet terugzetten naar 14.00 uur of de tijd pauzeren terwijl u die verloren 28 minuten werk inhaalt. Wat jij kan doen in plaats daarvan, is herformuleren hoe u denkt dat productiviteit moet worden bereikt. In plaats van te proberen (en te falen) om de tijd bij te houden, beheers je je aandacht - het vermogen om te kiezen wanneer en waarop u zich concentreert (of niet).
hoe natuurlijk zwart haar te co-wassen
Waarom timemanagement het niet meer redt
'Zolang we onze weg naar productiviteit formuleren in termen van tijdsbeheer, zullen we altijd achter de eight ball staan', zegt Maura Thomas , een productiviteitsexpert en auteur van Aandachtsbeheer .
Volgens Thomas zijn er twee belangrijke redenen waarom timemanagement als concept niet bij veel mensen past. 'Ten eerste, als we het over timemanagement hebben, krijgen we de illusie dat we daadwerkelijk controle hebben over de tijd, terwijl we die in feite niet hebben: de tijd gaat door, wat je ook doet', legt ze uit.
Ten tweede, wanneer de meeste mensen denken aan het beheren van hun tijd, is hun eerste instinct om een afspraak met zichzelf te maken (om 9.00 uur zal ik mijn driemaandelijkse analyse afronden; om 10.30 uur zal ik beginnen met het beantwoorden van e-mails). Het probleem, zoals Thomas opmerkt, is dat het gemakkelijk - het gemakkelijkst - is om een afspraak met jezelf te verbreken. Wie houdt je tegen?
Tijd is nog steeds noodzakelijk en belangrijk, maar het zou niet het enige moeten zijn waaraan u uw persoonlijke productiviteitsgevoel koppelt. Thomas raadt aan om je agenda alleen te gebruiken voor dingen die een 'sterke relatie met tijd' hebben. Dit zijn uw afspraken met andere mensen, evenementen, deadlines voor aflopende projecten.
Andere taken die technisch gezien geen deadline hebben, waarvoor je niet echt verantwoording aflegt aan iemand anders, hebben een zwakkere relatie met tijd. In deze gevallen zou je natuurlijk van plan zijn om om 15.00 uur aan iets te werken, maar 'als je tijdens dat tijdsblok ook je aandacht niet onder controle hebt, maakt het niet uit', zegt Thomas. 'Wanneer dat tijdsblok afloopt, is de taak niet af als je niet ook je aandacht beheert.'
'Als tijd beheren betekent dat je afspraken met jezelf in je agenda moet maken, dan schieten we daarin tekort en hebben we daar altijd in gefaald', zegt ze. 'Maar de reden dat we er nu niet in slagen, is omdat we zoveel afleiding hebben.'
VERWANT: De thuiswerktips Echt eenvoudig Redacteuren zweren bij
Wat betekent het om je aandacht te managen?
Door haar onderzoek, schrijven en ervaring met het onderwijzen van productiviteit, is Thomas gekomen om aandachtsbeheer te definiëren als 'een verzameling gedragingen die je de mogelijkheid geven om te herkennen waar je hoofd zich bevindt, en [het vermogen] om te verschuiven naar de hersenstaat die is relevanter in het moment.'
Aandachtsbeheer staat niet volledig los van het concept van tijd of tijdbeheer, aangezien ze allemaal met elkaar verbonden zijn. (Zoals Thomas toegeeft: 'in sommige opzichten hebben we het over semantiek, maar de woorden die we gebruiken zijn krachtig.')
Maar als concept heeft het tot doel uw begrip van en strategie voor hoe je motiveert jezelf : In plaats van je te concentreren op het proberen de tijd te beheersen, iets wat niemand kan beheersen, kun je je concentreren op het oefenen van controle over je aandacht - iets dat heel goed te doen is (zij het met oefening en wilskracht). Simpel gezegd, Thomas is vastbesloten om mensen eraan te herinneren dat ze niet hulpeloos zijn en hen in staat te stellen de controle over drukke dagen terug te krijgen.
hoe kan ik zien welke maat mijn ring is
Raak vertrouwd met uw eigen vermogen tot aandachtsmanagement
Om aandachtsmanagement als een productiviteitsmethode te begrijpen, moeten we eerst begrijpen hoe aandacht zelf werkt, zowel in het algemeen als persoonlijk. Laten we teruggaan naar die 'hersentoestanden' die Thomas noemde, of de 'vier kwadranten' van aandacht die we innemen en waartussen we bewegen op een bepaald moment van de dag.
Ze zegt: 'als we de verschillende hersentoestanden waarin we ons zouden kunnen bevinden losjes categoriseren - er is natuurlijk een oneindig aantal - maar alleen in algemene emmers, zijn ze: 1) reactief en afgeleid, 2) gefocust en opmerkzaam, 3) dagdromen of Mind Wandering, en 4) Flow.'
1. Reactief en afgeleid
Dit is de hoofdruimte waar de meeste mensen de hele dag in verblijven, of u nu een thuisblijvende ouder bent of een bedrijfsadviseur. In deze staat ben je misschien proberen om je te concentreren, maar je hebt nog steeds geen controle over je omgeving en blijft overgeleverd aan afleiding: e-mailmeldingen, slappe pings, de telefoon die overgaat, een cool artikel willen lezen, iemand die langs je bureau komt om een snelle vraag te stellen, honger hebt naar een snack, of een kind dat een taak onderbreekt terwijl je thuis aan het werk bent .
'We schakelen van ding naar ding... en we zijn gewoon aan het multitasken - of, beter gezegd, van taak wisselen - de hele dag door', zegt Thomas. Je kunt een project starten met de bedoeling het door te zetten, maar een veelvoud aan externe afleidingen en interne verleidingen om uit te stellen houd je in de reactieve en afgeleide toestand, wat, niet verwonderlijk, niet het ideale aandachtsbeheerkwadrant is voor optimale productiviteit.
2. Gefocust en bewust
'Deze tweede emmer is een beetje het tegenovergestelde', zegt Thomas. De gefocuste en bewuste staat is er een waarin u zich actief concentreert. U doet moeite om al uw aandacht op één taak te concentreren (het schrijven en verzenden van een lang e-mailrapport) of misschien besteedt u een bepaalde hoeveelheid tijd en concentratie aan een reeks taken (de tijd nemen om verschillende e-mails te verzenden die u hebt uit).
Hoe dan ook, zegt Thomas, in dit kwadrant 'neem je stappen om ervoor te zorgen dat je niet gestoord wordt, duw je actief andere gedachten die binnensluipen naar buiten, en houd je je aandacht voor een langere periode op een meer cognitief veeleisende taak.'
Dit is de meest voor de hand liggende ruimte om gebruik van te maken om je meest productieve en efficiënte zelf te zijn. Thomas referenties Cal Newport , auteur en universitair hoofddocent informatica aan de Georgetown University, die de de term 'diep werk' om het soort werk dat in deze staat plaatsvindt te beschrijven.
VERWANT: 3 eenvoudige mindfulness-technieken die u in een drukke werkdag kunt binnensluipen
3. Dagdromen of geestdwalen
'Dit is waar we onze aandacht niet actief op richten, maar actief weerstand bieden tegen afleiding', legt Thomas uit. 'Je laat je gedachten afdwalen en gewoon worden , en je zegt opzettelijk 'nee' tegen het nemen van je telefoon om een sms te sturen, de tv aan te zetten of zelfs een podcast op te zetten. Thomas noemt dit stille momenten of 'tussen'-momenten, waarbij je op de bus wacht, in de rij staat om te bestellen bij een coffeeshop of over een parkeerplaats loopt om je auto te halen.
Het lijkt misschien onschuldig, zelfs slim - productief! - om deze tussentijdse momenten te vullen met activiteit of afleiding (waarom zou je niet wat e-mails eruit gooien terwijl je in de lift zit?), en dat kan vaak ook zo zijn. Maar het is belangrijk om balans te vinden, want het is tijdens deze kleine hersenspinsels dat al het goede gebeurt.
'Deze staat van dagdromen is wanneer we inzicht hebben, wanneer we ideeën krijgen en wanneer onze creativiteit echt naar boven komt', zegt ze. 'Je kunt jezelf niet opdragen om een inzicht, een nieuw idee of een probleem op te lossen. Alleen op die stille momenten kunnen die dingen gebeuren. We zijn op de een of andere manier tot het besef gekomen dat als we niet doen, doen en doen, we niet productief zijn. Maar eigenlijk is precies het tegenovergestelde waar.'
4. Stroom
En tot slot is er de flow, de diep gefocuste psychologische toestand waarin je hersenen anders werken dan in elk van de andere drie kwadranten. Dit psychologische concept werd voor het eerst erkend en benoemd door de Hongaarse psycholoog Mihály Csíkszentmihályi, en houdt in dat je jezelf moeiteloos in je taak verliest. 'Wat het betekent als je in flow bent, is dat het deel van je hersenen dat jezelf in tijd en ruimte herkent (ik heb honger, ik heb het koud, dit is saai, ik vraag me af of iemand mijn Instagram-post leuk vond) verdwijnt ', zegt Tomas. 'Je gaat helemaal op in de taak; het is totale absorptie in wat je doet.'
Met andere woorden, zonder het te beseffen, zit je in de zone. De perfecte mentale plek voor productiviteit, toch? Maar er is één addertje onder het gras: 'Je kunt jezelf niet dwingen om te stromen', zegt Thomas, maar hij voegt er echter aan toe dat 'wanneer je voor een langere tijd in de gefocuste en opmerkzame hoofdruimte blijft, je misschien geluk hebt genoeg om in de flow te komen.'
'Dit zijn de vier hersentoestanden waarin we onze hersenactiviteit kunnen bundelen, en aandachtsbeheer is uiteindelijk het vermogen om te herkennen in welke je je bevindt en dan bewust over te schakelen naar degene die je op dat moment het beste van dienst is', zegt ze.
Hoe u uw aandacht kunt beheren
Als de eerste stap om aandachtsmanagement onder de knie te krijgen het cultiveren van bewustzijn is van waar je geest zich op een bepaald moment bevindt, is de tweede stap te herkennen welke hersentoestand ideaal is voor de taak die voor je ligt - en dan jezelf opzettelijk in die hersentoestand te brengen om het te krijgen. gedaan.
Het is eerlijk om te zeggen dat 'gefocust en opmerkzaam' - niet de meest voorkomende 'reactieve en afgeleide' toestand - een ideale mentale plek is om op een drukke dag te wonen. Maar hoe kom je daar 's ochtends als je slaperig en mistig bent? Of rond het middaguur als de stapel taken op je bord officieel overweldigend is? Of rond 15.00 uur. als je honger hebt, ben je moe en zijn je collega's (of familie) storend? Je neemt de controle terug.
zal een luchtbevochtiger een droge huid helpen
'Mensen vertellen me dat ze hun werk gedaan moeten krijgen, maar [dat kunnen ze niet omdat] mensen hen blijven onderbreken. Mensen zijn altijd ik ga je onderbreken', legt Thomas uit. 'De enige manier waarop je kunt stoppen met onderbroken te worden, is door mensen te vertellen je voor een bepaalde tijd niet meer te storen.'
Zoals Thomas het zegt: Aandacht is het tegengif tegen afleiding. In plaats van je te laten beheersen door afleiding, erken je eigen keuzevrijheid over hen. 'De twee meest cruciale technieken om [aan de slag] je aandacht te beheersen, zijn controle over je omgeving en je technologie', zegt ze. Hier is hoe.
Beheers uw omgeving
Een manier om dit te doen is door signalen te creëren die communiceren met anderen waarop je probeert gefocust te blijven. Het kan een letterlijk niet storen-teken zijn; het kan ook een koptelefoon opzetten; als u een kantoor of een aparte werkruimte heeft, kan dit de deur sluiten; of het kan al het bovenstaande zijn, als je dat nodig hebt. 'Wat het signaal ook is, wees er expliciet over - verwacht niet dat alleen omdat je een koptelefoon in hebt, mensen zullen weten dat het niet storen betekent. Je moet het ze vertellen,' dringt Thomas aan. 'Als mijn 'niet storen'-signaal uit is, betekent dat dat je me niet lastigvalt, tenzij het echt een noodgeval is. Dat is een voorbeeld van het beheersen van je omgeving. '
Het is niet realistisch om te verwachten dat je de hele dag een 'doe me niet lastig'-signaal hebt, maar Thomas raadt aan om jezelf af te sluiten om je diep te concentreren, bijvoorbeeld 20 minuten per uur, of ongeveer 90 minuten twee keer per uur. dag. 'De frequentie en duur is aan jou, en het hangt af van de aard van je baan of hoeveel de mensen om je heen je nodig hebben', zegt ze.
Beheers uw technologie
Als je eenmaal een afleidingsvrije omgeving hebt gecreëerd, is het tijd om de ultieme afleiding te elimineren: je apparaat. Elke meldingsbanner, nummer, punt, ping, DM is ontworpen om uw aandacht te trekken. Ze doen het ook goed, maar je hebt meer controle dan je denkt.
'De tweede stap om je omgeving en aandacht te beheersen, is je e-mail afsluiten of in de offline- of niet-storen-modus gaan', adviseert Thomas. Ja, zelfs als de taak waar u aan werkt e-mail is.
'Als ik 50 [e-mails] heb die ik moet beantwoorden, kan ik dat alleen doen als ik ervoor zorg dat er geen nieuwe berichten binnenkomen', zegt ze. 'Anders kom ik niet bij de bestaande 50, omdat ik de eerste beantwoord en dan komt er een nieuwe (en een nieuwe en een nieuwe).' Richt uw aandacht alleen op nieuwe e-mails na je hebt gereageerd op de bestaande berichten die je wilde beantwoorden.
verschillende soorten tegels met afbeeldingen
Verberg vervolgens je telefoon en 'alle andere dingen om je heen dat zoemt of pingt of trilt of anderszins je aandacht trekt', zegt Thomas. Zet hem op 'Niet storen', stil en met de voorkant naar beneden - of nog beter, ergens uit het zicht. 'Studies tonen aan dat alleen de aanwezigheid van onze telefoon ons afleidt, zelfs als hij uit staat en op zijn gezicht ligt.' (Geen paniek, u kunt uw telefoon en e-mail en Google-chats en Twitter en al het andere controleren wanneer uw aangewezen focusperiode voorbij is.)
Als je iemand bent die houdt van achtergrondgeluid , wees voorzichtig waar u naar luistert. Je zou kunnen denken aan een podcast, Het kantoor herhalingen of rapmuziek helpt je je te concentreren, maar het kan het tegenovergestelde doen.
'Iedereen is anders, maar uit onderzoek blijkt dat dat over het algemeen super afleidend is. Het meest afleidende voor mensen is het geluid van de stemmen van andere mensen', zegt Thomas. 'Als je echt lawaai wilt, maak het dan lawaai: klassieke muziek, oceaangolfgeluiden, tsjirpende krekels of knetterend vuur.'
VERWANT: Witte ruis, roze ruis of bruine ruis: welke kleur past bij jou?
Taken opsplitsen en stopplaatsen aanwijzen
Als je besluit dat het tijd is om een taak uit te voeren, en je hebt mogelijke onderbrekingen geëlimineerd, doe die taak dan, 'ofwel totdat het klaar is, ofwel totdat je bij het stoppunt komt dat je hebt bepaald voordat je begon.' Hier gaan tijd en aandacht hand in hand.
Als het één grote taak is, breek het dan in haalbare stukken, waarvan de voltooiing je aangewezen stoppunten worden. Scherp op elk met uw volledige aandacht totdat ze klaar zijn. Of stel een timer in en besluit dat je al je aandacht gaat richten op het voltooien van wat je kunt in dat tijdsbestek.
Begin met het hervormen van oude gewoonten
Deze stap gaat over het oefenen van de bovenstaande gewoonten om je aandacht tot een tweede natuur te maken.
'Mensen vragen me veel: 'Zijn we verslaafd aan onze apparaten?' Ik ben geen psycholoog, maar wat ik je wel kan vertellen is dat onze technologie expres verslavend is', zegt Thomas. 'Alle apps op onze telefoons... zijn ontworpen om onze aandacht te trekken.'
Overschakelen van taak naar taak of toegeven aan de verleiding om een melding te wissen, een sms te checken, de tv aan te zetten op achtergrondgeluid - het is allemaal onderdeel geworden van ons dagelijks leven. We zijn in wezen getraind om bij elke beurt afgeleid te worden. 'We zijn gewend geraakt aan afleiding', vindt Thomas.
Door aandachtsafleidingen te verminderen, 'raak je meer gewend aan langere tijd zonder [hen] en begin je je vermogen op te bouwen om langer gefocust te blijven', zegt ze. 'Net zoals afleiding je aandachtsspanne verstoort, bouwt het beheersen van die afleidingen je aandachtsspanne op. [Uiteindelijk], in plaats van om de paar minuten te wisselen, heb je meer mogelijkheden om te kiezen wanneer je overstapt.'
'Ons falen om de dingen te bereiken die voor ons het belangrijkst zijn - en dat is hoe ik productiviteit definieer - is niet omdat we overdag niet genoeg tijd hebben', besluit Thomas. 'We gedragen ons alsof we totaal hulpeloos staan tegenover alle dingen om ons heen, terwijl we dat in feite niet zijn. Voor mij is dat de belangrijkste boodschap en een waar ik het meest gepassioneerd over ben... Ik wil echt dat mensen begrijpen dat je controle hebt over je aandacht. Nou, misschien doe je dat nu niet, maar het kan wel.'
VERWANT: Wil je stoppen met uitstellen? Hier zijn 7 verschillende trucs om nu te proberen (niet later)
